Instytut Książki

Rozliczenia programów Ministra 2023

UWAGA BENEFICJENCI PROGRAMOW MINISTRA 2023

Szanowni Państwo,

w związku ze zbliżającym się końcem roku i końcem realizacji projektów dofinasowanych ze środków Ministra w ramach programów Partnerstwo dla Książki, Promocja Czytelnictwa, Literatura i Czasopisma, Instytut Książki przypomina o obowiązku Beneficjenta, wynikającym z zapisów umowy określonych w § 16, który zobowiązuje Państwa do wystąpienia z wnioskiem o sporządzenie aneksu do umowy także w przypadku dokonania zmian merytorycznych w realizowanym zadaniu.

Zachęcamy do analizy wykonania zadania w porównaniu z planem określonym we wniosku na podstawie, którego została przygotowana umowa/aneks. Ułatwi to późniejsze rozliczenie zadania.

Prosimy także o zapoznanie się z informacjami dotyczącymi rozliczeń zadań realizowanych w ramach Programów Ministra 2023, które są dostępne poniżej.

Aleksandra Wielek
Programy MKiDN /rozliczenia dotacji/
a.wielek@instytutksiazki.pl
12 6171924
694 268 031

Patrycja Zając
Programy MKiDN /rozliczenia dotacji/
p.zajac@instytutksiazki.pl
tel: (12) 617-19-29
510 747 643

1. Jaki jest termin złożenia raportu z realizacji zadania?

Zgodnie z umową Zleceniobiorca składa raport w terminie do 30 dni od dnia zakończenia zadania.

Zgodnie z § 9 ust. 6 za każdy dzień opóźnienia w przesłaniu raportu może zostać naliczona kara umowna w wysokości 0,01 % otrzymanych środków finansowych Ministra.

2. W jaki sposób należy złożyć raport.

Raport kompletny, poprawny pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym należy złożyć w systemie EBOI oraz dostarczyć go do Instytutu Książki w Krakowie z wymaganymi załącznikami (decyduje data stempla pocztowego nadawczego).

W przypadku umów wieloletnich, które w roku 2023 nie kończą się Zleceniobiorca zobowiązany jest do złożenia w terminie 30 dni po upływie roku budżetowego kompletnego, poprawnego pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym raportu częściowego z wykonania zadania oraz dostarczenia go do Instytutu Książki w Krakowie wraz z wymaganymi załącznikami (decyduje data stempla pocztowego nadawczego).

3. Kto podpisuje raport?

Raport podpisują osoby upoważnione do reprezentowania Zleceniobiorcy, zgodnie z odpowiednim rejestrem.

4. Czy raport z podpisem elektronicznym wystarczy złożyć w systemie?

Tak, oczywiście jest taka możliwość. W takim wypadku prosimy o przesłanie informacji o złożeniu raportu w systemie wraz z podaniem numeru wniosku, który po złożeniu raportu generuje się w lewym górnym rogu wraz z datą złożenia na maila: a.wielek@instytutksiazki.pl lub p.zajac@instytutksiazki.pl.

Raport może być podpisany bezpiecznym podpisem elektronicznym, zweryfikowanym przy pomocy kwalifikowanego certyfikatu i przekazany za pośrednictwem ePUAP (adres skrzynki Instytutu Książki: /INSTYTUTKSIAZKI/SkrytkaESP).

5. Jakie załączniki należy przesłać wraz z raportem?

Do raportu należy dołączyć materiały reklamowe i informacyjne dokumentujące zrealizowane zadanie (np. plakaty, publikacje, programy, katalogi, zaproszenia, informacje prasowe, strony internetowe, itp.) – preferowane w wersji elektronicznej (USB, CD, DVD lub inne formy przesłania materiałów - po uzgodnieniu z pracownikami IK). Bardzo przydatne w ocenie realizacji zadania są zdjęcia z przeprowadzonych wydarzeń, zwłaszcza w projektach realizowanych w ramach Partnerstwa dla książki oraz Promocji czytelnictwa.

Dodatkowo, w przypadku Programu Literatura:

a) Należy przesłać dwa egzemplarze dotowanego wydawnictwa – w przypadku, gdy dotowana publikacja występuje na nośniku fizycznym w więcej niż jednej formie (książka drukowana i e-book lub audiobook np. na płycie CD) zleceniobiorca jest zobowiązany dostarczyć po dwa egz. każdej z tych form.

b) Dla prawidłowego rozliczenia dotacji Zleceniobiorca zobowiązany jest także do przekazania kopii elektronicznej w formacie PDF dotowanych wydawnictw do Repozytorium Cyfrowego Biblioteki Narodowej (RCBN).

W przypadku Programu Czasopisma:

a) Czasopisma wydawane w wersji papierowej - jeden egzemplarz każdego dotowanego numeru;

b) Czasopisma wydawane w wersji elektronicznej – elektroniczną wersję dotowanego numeru, zapisaną w formacie PDF na nośniku CD/DVD/USB.

6. Na co warto zwrócić uwagę podczas tworzenia opisu wykonania zadania?

W opisie należy wykazać wszystkie działania przeprowadzone w ramach realizacji dotowanego zadania odnosząc się do opisu zadania zawartego we wniosku. Warto uwzględnić np. daty poszczególnych spotkań lub warsztatów oraz osoby, które brały w nich udział np. autorzy książek, animatorzy, pracownicy bibliotek lub księgarni.

Jeśli w toku realizacji zadania nastąpiły zmiany w zakresie wskaźników rezultatów realizacji zadania, to należy pamiętać o wyjaśnieniu przyczyny takich zmian. Przypominamy, że tego typu zmiany są zmianami zakresu rzeczowego zadania i wymagają aneksowania przed zakończeniem realizacji zadania. Jeśli nie został sporządzony stosowny aneks, sprawa zostanie przedstawiona dyrektorowi Instytutu Książki, który podejmuje ostateczną decyzję o zaakceptowaniu raportu rozliczeniowego.

W przypadku programu Literatura: 

CZĘŚCI I. OCENA REALIZACJI ZADANIA należy uwzględnić:

a) tytuł i autora dofinansowanej publikacji;

b)  informację o zrealizowanych i niezrealizowanych celach zadania; jeśli cele nie zostały zrealizowane lub zrealizowane tylko częściowo, należy tę okoliczność szczegółowo wyjaśnić;

c) przebieg procesu wydawniczego; jeśli nastąpiły przesunięcia w harmonogramie realizacji zadania, należy je opisać i wyjaśnić;

d) informację na temat planowanych oraz osiągniętych wskaźników zadania;

e) informację na temat zrealizowanych działań promocyjnych;

7. Na co jeszcze zwrócić uwagę podczas wypełnienia raportu?

W punkcie 1 części II raportu kosztorys po stronie PLAN powinien być dokładnie przepisany z umowy/aneksu. Dotyczy to zarówno nazwy kosztów, jak i kwot w każdej pozycji kosztorysowej.

8. Czy można dokonać zmian w kwotach poszczególnych pozycji kosztorysowych bez konieczności sporządzania aneksu do umowy?

Tak, w przypadku środków innych niż środki finansowe Ministra można dokonywać zmian w kwotach poszczególnych pozycji kosztorysowych dowolnie.

W przypadku środków finansowych Ministra dopuszcza się przenoszenie wydatków MKiDN bez konieczności sporządzenia aneksu do umowy pod warunkiem, że zmiany te nie zwiększą wydatków więcej niż o 20% w stosunku do każdej pozycji kosztorysowej i nie spowodują wzrostu kosztów kwalifikowanych mających ograniczenia regulaminowe - § 16 ust. 2.

Nie mogą one również spowodować zwiększenia ogólnej kwoty dotacji.

Dodatkowo należy pamiętać, że w przypadku zmniejszenia kosztu całkowitego zadania należy zmniejszyć kwotę dotacji do poziomu określonego relacją % (§1 ust. 5), a różnicę pomiędzy dotacją otrzymaną i zmniejszoną zwrócić na konto MKiDN w terminie 15 dni od dnia zakończenia zadania.

Nr konta bankowego MKiDN podany jest w umowie w § 3.

9. Czy w zestawieniu faktur (CZĘŚĆ II. ROZLICZENIE FINANSOWE ZADANIA, 3.) należy uwzględnić wszystkie rachunki/faktury, które zostały opłacone w ramach realizacji zadania?

Nie. W zestawieniu należy wykazać jedynie koszty, które zostały pokryte ze środków finansowych Ministra KiDN.

Uwaga!  Zestawienie faktur (rachunków) musi być zgodne z kosztorysem za bieżący okres sprawozdawczy (WYKONANIE).

10. W jaki sposób należy uzupełnić punkt: CZĘŚĆ II. ROZLICZENIE FINANSOWE ZADANIA, 2.2?

W danej części raportu należy odnieść się do punktów wykazanych we Wniosku (VII.2. Efekty rzeczowe i źródła przychodów z realizacji zadania), a następnie należy wpisać faktyczne wielkości osiągnięte w ramach realizacji zadania.

11. Czy w przypadku niewydatkowania całej dotacji należy ją zwrócić?

Tak, zgodnie z § 4 ust. 3 niewykorzystaną dotację należy zwrócić na konto MKiDN w terminie 15 dni od dnia zakończenia zadania.

Nr konta bankowego MKiDN podany jest w umowie w § 3.

12. Co się stanie, jeżeli dotacja zostanie zwrócona po terminie 15 dni od dnia zakończenia zadania?

Od kwot dotacji zwróconych po terminie, Zleceniobiorca zobowiązany jest, przekazać Zleceniodawcy odsetki w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych, liczone od dnia następującego po dniu, w którym upłynął termin zwrotu dotacji.

W przypadku dotacji przyznanych jako pomoc publiczna lub pomoc de minimis od kwot dotacji zwróconych po terminie, Zleceniobiorca zobowiązany jest, bez wezwania, przekazać Zleceniodawcy odsetki w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych, liczone od dnia przekazania dotacji Zleceniobiorcy.

W obliczeniu właściwej kwoty odsetek skorzystać można z kalkulatorów odsetek podatkowych dostępnych na stronach internetowych.

13. Czy z płacenia odsetek od dotacji można być zwolnionym.

Nie, ale odsetek za zwłokę od zaległości podatkowych nie wpłaca się, jeżeli wysokość odsetek nie przekracza kwoty 8,70 zł (obecnie).

Podstawa prawna:

- art. 54 § 1 pkt 5 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.)

14. W jakich miejscach należy umieścić informację dotyczącą dofinansowania zdania ze środków finansowych MKiDN oraz logotyp MKiDN?

Zleceniobiorca jest zobowiązany do umieszczenia na materiałach reklamowych i informacyjnych dotyczących realizowanego zadania informacji o dofinansowaniu zadania ze środków finansowych Ministra, przy czym:

a) w przypadku posiadania strony internetowej Zleceniobiorca jest zobowiązany do zamieszczenia, w jej zaktualizowanym miejscu i utrzymania od momentu podpisania umowy do 90 dni od daty zatwierdzenia raportu, o której mowa w § 9 ust. 5, zapisu: „Dofinansowano ze środków Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego pochodzących z Funduszu Promocji Kultury – państwowego funduszu celowego” oraz logotyp Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego;

b) na pozostałych materiałach reklamowych i informacyjnych dotyczących realizowanego zadania (np.: plakaty, publikacje, programy, katalogi, zaproszenia, informacje prasowe, profile w internetowych serwisach społecznościowych, itp.) Zleceniobiorca jest zobowiązany do umieszczenia zapisu: „Dofinansowano ze środków Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego pochodzących z Funduszu Promocji Kultury” oraz logotyp Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego;

c) przypominamy, że Zleceniobiorca zobowiązuje się do przesłania wszystkich projektów graficznych zawierających logotyp MKiDN, z minimum 5-dniowym wyprzedzeniem przed realizacją, do akceptacji Zleceniodawcy na adres logotyp@kultura.gov.pl. Projekty graficzne, które nie zostały zakwestionowane przez Zleceniodawcę w terminie 5 dni roboczych od daty ich przekazania, należy uznać za zatwierdzone.

Dodatkowo, na publikacjach dofinansowanych w programie Literatura i czasopismach dofinansowanych w programie Czasopisma należy umieścić zapis: „Dofinansowano ze środków Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego pochodzących z Funduszu Promocji Kultury” oraz logotyp Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego.

Znak graficzny (logotyp) Ministerstwa można pobrać z następującej zakładki na stronie MKiDN: https://www.gov.pl/web/kultura/logotypy.

Proszę pamiętać, że na etapie weryfikacji rozliczenia możecie zostać Państwo wezwani do przedstawienie maila/informacji dotyczącej zatwierdzenia projektu graficznego przez MKiDN.

W przypadku niewywiązania się Zleceniobiorcy ze zobowiązania ujętego w ust. 1 i 2, Zleceniodawca może naliczyć karę umową w wysokości 1% otrzymanych środków finansowych Ministra (§ 6 ust. 5).

15. Czy na materiałach promocyjnych oraz dotowanych publikacjach należy zamieścić logotyp Instytutu Książki?

Nie. Logotypu Instytutu Książki nie należy zamieszczać:

a) na materiałach promocyjnych programu Partnerstwo dla książki, Promocja czytelnictwa, Literatura oraz Czasopisma;

b) na publikacjach dofinansowanych w programie Literatura;

c) na czasopismach dofinansowanych w programie Czasopisma.

16. Czy w przypadku niezrealizowania części planowanych wydarzeń do zwrotu będzie cała dotacja czy tylko jej część?

W przypadku niezrealizowania części wydarzeń należy rozliczyć tą część zadania, którą udało się zrealizować, a niewykorzystane środki Ministra zwrócić na konto MKiDN, zgodnie z § 4 ust. 3 umowy. W raporcie rozliczeniowym należy wyjaśnić przyczyny niezrealizowania zaplanowanych wydarzeń.

17. Czy kwota dotacji jest kwotą brutto czy netto?

Dla beneficjentów, którzy preliminarz kosztów wypełnili w kwotach brutto otrzymana dotacja będzie w kwocie brutto.

Dla beneficjentów, którzy preliminarz kosztów wypełnili w kwotach netto otrzymana dotacja będzie w kwocie netto.

Przypominamy o konieczności stosowania się do zapisów umowy § 8 dotyczących uzyskanych przychodów.

W razie dodatkowych pytań lub wątpliwości prosimy kontaktować się z pracownikami Instytutu Książki odpowiedzialnymi za rozliczenia z zakresu programów MKIDN lub osobami koordynującymi dany program.