Instytut Książki

W 2009 roku Festiwal 4 Pory Książki będzie organizowany – tak jak w 2008 – w ścisłej współpracy z lokalnymi organizatorami wyłonionymi w konkursie wewnętrznym IK.

Festiwal 4 Pory Książki składa się z następujących imprez:

• Pora Poezji: 11-14 marca
• POPLIT: 23-26 kwietnia
• Pora Prozy: 7-11 października
• Pora Reportażu: 18-21 listopada

Uwaga! Czwartą Porą będzie od 2009 Pora Reportażu, natomiast literatura kryminalna wchodzi w zakres tematyczny POPLITu.

Nabór wniosków: IK ogłasza nabór ofert w terminie do 15 grudnia 2008 roku. Zgłoszenia proszę przesyłać w formie elektronicznej na adres t.pindel@instytutksiazki.pl. Oferty mogą składać osoby krajowe i zagraniczne z siedzibą w Polsce prowadzące działalność w sposób zorganizowany i posiadające numery REGON i NIP.

Wniosek ma zawierać:

• Proponowany program: ilość wydarzeń, tematy/tytuły spotkań/paneli, planowane wydarzenia okołoliterackie, planowani uczestnicy.

Wnioskodawcy mogą ubiegać się o dofinansowanie dowolnej ilości Pór: od 1 do wszystkich 4.
Każda Pora zawierać musi przynajmniej jeden punkt ponadregionalny (tzn. wydarzenie z udziałem autora/postaci o zasięgu ogólnopolskim).
Każda Pora musi trwać przynajmniej 3 dni.
Preferowane będą wnioski zawierające stałe elementy festiwali, takie jak Prognozy Prozy (podczas Pory Prozy) z udziałem tegorocznych debiutantów oraz krytyków literackich omawiających najnowsze trendy w polskiej literaturze – analogiczne spotkania mogą mieć miejsce w ramach POPLITu i Pory Poezji.
Program z udziałem pisarzy zagranicznych jest przygotowywany i finansowany bezpośrednio przez Instytut Książki. W zależności od możliwości IK będzie proponować takie spotkania lokalnym organizatorom.
Program Pory Reportażu zostanie przygotowany i sfinansowany bezpośrednio przez Instytut Książki, dlatego w przypadku tej Pory prosimy tylko o informację o chęci udziału oraz o oczekiwanej ilości spotkań (bez kosztorysu i propozycji programu).

• Informację o wcześniejszych działaniach na polu promocji literatury.
• Proponowany kosztorys opracowany w rozbiciu na koszty rodzajowe z zaznaczeniem pozycji finansowanych przez Instytut Książki oraz organizatora - kosztorys nie może zawierać kosztów prowadzenia przez organizatora swojej działalności.
• Proponowany harmonogram przepływów finansowych zawierający terminy i kwoty przekazywanych pieniędzy przez Instytut Książki.

Oferty rozpatrzone zostaną do 15 stycznia 2009 r., do tego czasu wszyscy oferenci otrzymają informację o wyniku konkursu. Instytut Książki podpisze stosowną umowę o współpracy z wyłonionymi w konkursie organizatorami.

W przypadku, kiedy z jednej miejscowości pojawi się więcej zaaprobowanych ofert, oferenci wyłonią ze swojego grona jednego koordynatora, z którym IK podpisze umowę obejmującą całość programu. 

Zasady finansowania:

• Jeden organizator może otrzymać od Instytutu Książki wsparcie finansowe nie większe niż 20 tys. PLN na jedną Porę w jednej miejscowości.
• Środki IK przeznaczone być mogą tylko na wydarzenia stricte literackie (czyli spotkania z autorami, tłumaczami, krytykami…, debaty literackie). Program towarzyszący (koncerty, wystawy itd.) finansowany jest z wkładu własnego organizatora.
• Wkład własny organizatora wynosi minimum 30% całości.
• Instytut Książki będzie przekazywał pieniądze na podstawie wystawionych przez organizatora faktur wraz z załączonymi kopiami dowodów księgowych (z potwierdzeniem za zgodność z oryginałem) dokumentujących wydatkowanie przez organizatora pieniędzy.
• Do faktury końcowej organizator musi dołączyć rozliczenie wydatkowanych własnych pieniędzy w formie dowodów księgowych dokumentujących te wydatki.
• Organizatorzy muszą zastosować się do instrukcji dotyczących rozliczenia środków oraz zapewnić właściwą obecność IK we wszystkich materiałach promocyjnych: sprawy te regulowane będą stosowną umową. IK może brać czynny udział w kreowaniu programu.

Zakres wzajemnych obowiązków:

Organizator (instytucja organizująca festiwal w danym mieście) odpowiada m.in. za:

• ustalenie z autorem / wydawnictwem / moderatorem dat przyjazdu, odjazdu, odbierania z dworca itp.
• dokonanie rezerwacji hotelowych w porozumieniu z autorem / wydawnictwem / moderatorem i uregulowanie należności
• wypłatę honorariów i zwrot kosztów podróży
• skontaktowanie uczestników spotkań z moderatorem
• promocję lokalną (w tym druk i rozwieszanie plakatów zaprojektowanych przez IK, kontakty z prasą lokalną, tworzenie informacji prasowych przed i w trakcie trwania festiwalu i przesyłanie ich na bieżąco do IK, obfotografowanie wszystkich imprez festiwalowych)
• przesłanie całej dokumentacji pofestiwalowej (miejscowych druków, zdjęć itp.) do IK
• obsługę finansową festiwalu.

Instytut Książki:

• w razie potrzeby bierze merytoryczny udział w realizowaniu programu
• kontaktuje się z autorami, przekazuje organizatorom namiary adresowe, koordynuje podróże gości krajowych i zagranicznych
• przygotowuje i finansuje program spotkań z autorami zagranicznymi w porozumieniu z organizatorami lokalnymi
• zapewnia wsparcie promocyjne na poziomie ogólnopolskim (kontakt z mediami, strona www)
• przygotowuje projekt wspólnego plakatu dla wszystkich organizatorów i udostępnia go w wersji elektronicznej
• drukuje i rozsyła ulotkę zawierającą program całego festiwalu

Ostateczną decyzję w sprawie przyznania środków podejmuje Dyrektor Instytutu Książki.