Instytut Książki

Rozliczenia programów Ministra 2024

UWAGA BENEFICJENCI PROGRAMOW MINISTRA 2024

Szanowni Państwo,

w związku ze zbliżającym się końcem roku i końcem realizacji projektów dofinasowanych ze środków Ministra w ramach Programów Czasopisma, Literatura, Partnerstwo dla Książki i Promocja Czytelnictwa, Instytut Książki przypomina o obowiązku Beneficjenta, wynikającym z zapisów umowy określonych w § 16, który zobowiązuje Państwa do wystąpienia z wnioskiem o sporządzenie aneksu do umowy także w przypadku dokonania zmian merytorycznych w realizowanym zadaniu.

Zachęcamy do analizy wykonania zadania w porównaniu z planem określonym we wniosku, na podstawie którego została przygotowana umowa/aneks. Ułatwi to późniejsze rozliczenie zadania.

Prosimy także o zapoznanie się z informacjami dotyczącymi rozliczeń zadań realizowanych w ramach Programów Ministra 2024, które są dostępne poniżej.

Rozliczenia dotacji:

1. Jaki jest termin złożenia raportu z realizacji zadania?

W przypadku zadań jednorocznych Zleceniobiorca składa raport w terminie do 30 dni od dnia zakończenia zadania.

W przypadku umów wieloletnich, które w roku 2024 nie kończą się Zleceniobiorca zobowiązany jest do złożenia raportu w terminie 30 dni po upływie roku budżetowego.

Należy pamiętać, że zgodnie z § 9 ust. 6 umowy o dofinansowanie za każdy dzień opóźnienia w dotrzymaniu terminu złożenia raportu Zleceniodawca może żądać kary umownej w wysokości 0,01 % otrzymanych środków finansowych Ministra

2. W jaki sposób należy złożyć raport?

Raport rozliczeniowy dostępny jest w systemie roGRANT (https://rogrant.mkidn.gov.pl/).

W celu złożenia sprawozdania należy przejść kolejno w zakładkę „Złożone Wnioski” → wprowadzenie numeru złożonego wniosku → „Widok” → „Sprawozdanie” → „+ Dodaj dokument”. Po wprowadzeniu wszystkich danych do formularza, raport powinien zostać złożony za pomocą przycisku „Złóż dokument”.

Kompletny, poprawny pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym Raport z realizacji zadania (wzór na stronie https://www.gov.pl/web/kultura/programy-2024) należy dostarczyć do Zleceniodawcy z wymaganymi załącznikami.

Formularz może być podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym, zweryfikowanym przy pomocy kwalifikowanego certyfikatu i przekazany za pośrednictwem ePUAP (adres skrytki Instytutu Książki /INSTYTUTKSIAZKI/SkrytkaESP) lub podpisany i przesłany tradycyjnie w formie papierowej (decyduje data stempla pocztowego nadawczego).

Uwaga!

W przypadku wydruku na pierwszej stronie raportu, w lewym górnym rogu powinien znaleźć się numer oraz data złożenia sprawozdania („Wniosek nr: ……/24 złożony dnia: ……”).

3. Kto podpisuje raport?

Raport podpisują osoby upoważnione do reprezentowania Zleceniobiorcy, zgodnie z odpowiednim rejestrem.

4. Jakie załączniki należy przesłać wraz z raportem?

Do raportu należy dołączyć materiały dokumentujące zrealizowane zadanie oraz potwierdzające przeprowadzenie działań promocyjnych i informacyjnych, w tym materiały reklamowe i informacyjne w wersji elektronicznej (np. plakaty, publikacje, programy, katalogi, zaproszenia, zrzuty ekranu z mediów społecznościowych, stron internetowych, portali informacyjnych, artykułów prasowych w sieci, skany artykułów z gazet, fotografie z miejsc realizacji zadania i przestrzeni publicznej ukazujące ekspozycje plakatów, itp.).

W przypadku Programów Partnerstwo dla książki oraz Promocja czytelnictwa bardzo przydatne w ocenie realizacji zadania są zdjęcia z przeprowadzonych wydarzeń.

Materiały preferowane są w wersji elektronicznej (USB/CD/DVD).

Dodatkowo, w przypadku Programu Literatura:

a) Należy przesłać dwa egzemplarze dotowanego wydawnictwa – w przypadku, gdy dotowana publikacja występuje na nośniku fizycznym w więcej niż jednej formie (książka drukowana i e-book lub audiobook np. na płycie CD) zleceniobiorca jest zobowiązany dostarczyć po dwa egz. każdej z tych form;

b) Dla prawidłowego rozliczenia dotacji Zleceniobiorca zobowiązany jest także do przekazania kopii elektronicznej w formacie PDF dotowanych wydawnictw do Repozytorium Cyfrowego Biblioteki Narodowej (RCBN).

W przypadku Programu Czasopisma:

a) Czasopisma wydawane w wersji papierowej - jeden egzemplarz każdego dotowanego numeru;

b) Czasopisma wydawane w wersji elektronicznej – elektroniczną wersję dotowanego numeru, zapisaną w formacie PDF na nośniku CD/DVD/USB.

6. Na co warto zwrócić uwagę podczas tworzenia opisu wykonania zadania (CZĘŚĆ I. OCENA REALIZACJI ZADANIA)?

W opisie należy wykazać wszystkie działania przeprowadzone w ramach realizacji dotowanego zadania odnosząc się do opisu zawartego we wniosku. Warto uwzględnić np. daty poszczególnych spotkań lub warsztatów oraz osoby, które brały w nich udział np. autorzy książek, animatorzy, pracownicy bibliotek lub księgarni.

Jeżeli w toku realizacji projektu nastąpiły zmiany w zakresie wskaźników rezultatów zadania, to należy pamiętać o wyjaśnieniu ich przyczyny. Przypominamy, że zmiany zakresu rzeczowego zadania, w tym np. zmiany prelegentów, tematów spotkań itp. wymagają sporządzenia stosownego aneksu do umowy. Zleceniobiorca zobowiązany jest do pisemnego powiadomienia Zleceniodawcy o potrzebie sporządzenia aneksu, niezwłocznie po zaistnieniu okoliczności wymagających zmiany umowy, jednakże nie później niż 14 dni przed terminem zakończenia zadania. Jeżeli zmiany zostały wprowadzone bez wcześniejszego zatwierdzenia przez Zleceniodawcę, sprawa zostanie przedstawiona Dyrektorowi Instytutu Książki, który podejmie ostateczną decyzję w sprawie rozliczenia raportu.

W przypadku programu Literatura należy uwzględnić:

a) tytuł i autora dofinansowanej publikacji;

b)  informację o zrealizowanych i niezrealizowanych celach zadania; jeśli cele nie zostały zrealizowane lub zrealizowane tylko częściowo, należy tę okoliczność szczegółowo wyjaśnić;

c) przebieg procesu wydawniczego; jeśli nastąpiły przesunięcia w harmonogramie realizacji zadania, należy je opisać i wyjaśnić;

d) informację na temat planowanych oraz osiągniętych wskaźników zadania;

e) informację na temat zrealizowanych działań promocyjnych.

7. Na co jeszcze zwrócić uwagę podczas wypełnienia raportu?

CZĘŚĆ II. ROZLICZENIE FINANSOWE ZADANIA, 1. - kosztorys po stronie PLAN powinien być dokładnie przepisany z umowy/aneksu. Dotyczy to zarówno nazwy kosztów, jak i kwot w każdej pozycji kosztorysowej.

8. Czy można dokonać zmian w kwotach poszczególnych pozycji kosztorysowych bez konieczności sporządzenia aneksu do umowy?

W przypadku środków innych niż środki finansowe Ministra można dowolnie dokonywać zmian w kwotach poszczególnych pozycji kosztorysowych.

Dopuszcza się również możliwość przeniesienia wydatków płatnych ze środków finansowych Ministra bez konieczności sporządzania aneksu pod warunkiem, że zmiany te nie zwiększą wydatków więcej niż o 20% w stosunku do każdej pozycji kosztorysowej i nie spowodują wzrostu kosztów kwalifikowanych mających ograniczenia regulaminowe. Nie mogą one również spowodować zwiększenia ogólnej kwoty dotacji.

9. Co się stanie, jeżeli koszt całkowity zadania zostanie zmniejszony?

W przypadku zmniejszenia kosztu całkowitego zadania, zmniejszeniu ulegnie wysokość przyznanych przez Zleceniodawcę środków finansowych Ministra do poziomu określonego relacją % ujętą w § 1 ust. 5 umowy o dofinansowanie.

Różnicę pomiędzy dotacją otrzymaną i zmniejszoną należy zwrócić na konto MKiDN w terminie 15 dni od dnia zakończenia zadania.

Nr konta bankowego podany jest w § 3 umowy o dofinansowanie.

9. Czy w zestawieniu faktur (CZĘŚĆ II. ROZLICZENIE FINANSOWE ZADANIA, 3.) należy uwzględnić wszystkie rachunki/faktury, które zostały opłacone w ramach realizacji zadania?

Nie. W zestawieniu należy wykazać tylko koszty, które zostały pokryte ze środków finansowych Ministra KiDN.

Uwaga!

Zestawienie faktur (rachunków) musi być zgodne z kosztorysem za bieżący okres sprawozdawczy (CZĘŚĆ II. ROZLICZENIE FINANSOWE ZADANIA, 1. - WYKONANIE).

10. W jaki sposób należy uzupełnić punkt: CZĘŚĆ II. ROZLICZENIE FINANSOWE ZADANIA, 2.2?

W danej części raportu należy odnieść się do punktów wykazanych we Wniosku (VII.2. Efekty rzeczowe i źródła przychodów z realizacji zadania), a następnie należy wpisać faktyczne wielkości osiągnięte w ramach realizacji zadania.

11. Czy w przypadku niewydatkowania całej kwoty dotacji należy ją zwrócić?

Tak. Zgodnie z § 4 ust. 3 umowy niewykorzystaną dotację należy zwrócić na konto MKiDN w terminie 15 dni od dnia zakończenia zadania.

Nr konta bankowego MKiDN podany jest w § 3 umowy o dofinansowanie.

12. Co się stanie jeżeli dotacja zostanie zwrócona po terminie 15 dni od dnia zakończenia zadania?

Od kwot dotacji zwróconych po terminie, Zleceniobiorca zobowiązany jest, przekazać Zleceniodawcy odsetki w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych, liczone od dnia następującego po dniu, w którym upłynął termin zwrotu dotacji.

W przypadku dotacji przyznanych jako pomoc publiczna lub pomoc de minimis od kwot dotacji zwróconych po terminie, Zleceniobiorca zobowiązany jest, bez wezwania, przekazać Zleceniodawcy odsetki w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych, liczone od dnia przekazania dotacji Zleceniobiorcy.

W obliczeniu właściwej kwoty odsetek można skorzystać z kalkulatorów odsetek podatkowych dostępnych na stronach internetowych.

13. Czy można zostać zwolnionym z płacenia odsetek od dotacji?

Nie, natomiast odsetek za zwłokę od zaległości podatkowych nie wpłaca się, jeżeli ich wysokość nie przekracza trzykrotności wartości opłaty pobieranej przez operatora wyznaczonego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe za traktowanie przesyłki listowej jako przesyłki poleconej (obowiązki operatora wyznaczonego pełni Poczta Polska S.A.). Obecnie kwota ta wynosi 8,70 zł (tj. 3 x 2,90 zł).

Podstawa prawna:

- art. 54 § 1 pkt 5 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2023 r. poz. 2383).

14. W jakich miejscach należy umieścić informację dotyczącą dofinansowania zdania ze środków finansowych Ministra oraz logotyp MKiDN?

Zleceniobiorca jest zobowiązany do umieszczenia na materiałach reklamowych i informacyjnych dotyczących realizowanego zadania informacji o dofinansowaniu zadania ze środków finansowych Ministra, przy czym:

a) w przypadku posiadania strony internetowej Zleceniobiorca jest zobowiązany do zamieszczenia, w jej zaktualizowanym miejscu i utrzymania od momentu podpisania umowy do 90 dni od daty zatwierdzenia raportu zapisu: „Dofinansowano ze środków Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego pochodzących z Funduszu Promocji Kultury – państwowego funduszu celowego” oraz logotyp Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego;

b) na pozostałych materiałach reklamowych i informacyjnych dotyczących realizowanego zadania (np.: plakaty, publikacje, programy, katalogi, zaproszenia, informacje prasowe, profile w internetowych serwisach społecznościowych, itp.) Zleceniobiorca jest zobowiązany do umieszczenia zapisu: „Dofinansowano ze środków Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego pochodzących z Funduszu Promocji Kultury” oraz logotyp Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego;

c) przypominamy, że Zleceniobiorca zobowiązuje się do przesłania wszystkich projektów graficznych zawierających logotyp MKiDN, z minimum 5-dniowym wyprzedzeniem przed realizacją, do akceptacji Zleceniodawcy na adres logotyp@kultura.gov.pl. Projekty graficzne, które nie zostały zakwestionowane przez Zleceniodawcę w terminie 5 dni roboczych od daty ich przekazania, należy uznać za zatwierdzone.

Dodatkowo, na publikacjach dofinansowanych w Programie Literatura i czasopismach dofinansowanych w Programie Czasopisma należy umieścić zapis: „Dofinansowano ze środków Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego pochodzących z Funduszu Promocji Kultury” oraz logotyp Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego.

Znak graficzny (logotyp) Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego dostępny jest na stronie: https://www.gov.pl/web/kultura/logotypy.

Uwaga!

Na etapie weryfikacji rozliczenia mogą Państwo zostać wezwani do przedstawienia maila/informacji dotyczącej zatwierdzenia projektu graficznego przez MKiDN.

W przypadku niewywiązania się Zleceniobiorcy ze zobowiązania ujętego w § 6 ust. 1 i 2 umowy o dofinansowanie, Zleceniodawca może naliczyć karę umową w wysokości 1% otrzymanych środków finansowych Ministra.

15. Czy na materiałach promocyjnych oraz dotowanych publikacjach należy zamieścić logotyp Instytutu Książki?

Nie. Logotypu Instytutu Książki nie należy zamieszczać na:

a) materiałach promocyjnych;

b) publikacjach dofinansowanych w Programie Literatura;

c) czasopismach dofinansowanych w Programie Czasopisma.

16. Czy w przypadku niezrealizowania części planowanych wydarzeń do zwrotu będzie cała dotacja, czy tylko jej część?

W przypadku niezrealizowania części zaplanowanych wydarzeń należy rozliczyć tylko ten fragment zadania, który udało się zrealizować, a niewykorzystane środki finansowe Ministra należy zwrócić na konto MKiDN (informacje w sprawie zwrotu zostały zawarte w punktach nr 11 i 12).

17. Czy kwota dotacji jest kwotą brutto, czy netto?

Dla Beneficjentów, którzy preliminarz kosztów wypełnili w kwotach brutto, otrzymana dotacja jest w kwocie brutto.

W przypadku Beneficjentów, którzy preliminarz kosztów wypełnili w kwotach netto, otrzymana dotacja jest w kwocie netto.

18. Co się stanie jeżeli w ramach realizacji zadania zostaną uzyskane przychody?

W przypadku Programów Czasopisma, Partnerstwo dla książki i Promocja czytelnictwa przychody z tytułu realizacji zadania uzyskane w trakcie jego realizacji (np. wpływy z biletów, ze sprzedaży publikacji, akredytacji, opłat uczestników, itp.), Zleceniobiorca zobowiązany jest przeznaczyć na pokrycie kosztów tego zadania, chyba że Strony ustalą pisemnie inny sposób zagospodarowania tych środków. Jeżeli Zleceniobiorca uzyska przychody po terminie zakończenia i rozliczenia zadania (np. wpływy ze sprzedaży katalogów) zobowiązany jest do powiadomienia o tym Zleceniodawcy wraz z przedłożeniem propozycji ich zagospodarowania. Propozycja wymaga pisemnej zgody Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego.

W przypadku Programu Literatura przychody z tytułu realizacji zadania uzyskane w trakcie jego realizacji (np. wpływy z biletów, ze sprzedaży publikacji, akredytacji, opłat uczestników, itp.), Zleceniobiorca zobowiązany jest przeznaczyć na pokrycie kosztów tego zadania, chyba że Strony ustalą pisemnie inny sposób zagospodarowania tych środków. Jeżeli łączne przychody uzyskane przez Zleceniobiorcę w trakcie realizacji zadania oraz po jego zakończeniu będą wyższe od zaplanowanych, Zleceniobiorca zobowiązany jest do powiadomienia o tym Zleceniodawcy wraz z przedłożeniem propozycji ich zagospodarowania. Propozycja wymaga pisemnej zgody Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego.

W sytuacji gdy Zleceniobiorca nie poinformuje Zleceniodawcy o wszystkich przychodach uzyskanych z tytułu realizacji zadania lub Strony nie osiągną porozumienia odnośnie sposobu ich zagospodarowania, zastosowanie mają przepisy ustawy o finansach publicznych dotyczące zwrotu dotacji pobranej w nadmiernej wysokości.

W razie dodatkowych pytań lub wątpliwości prosimy kontaktować się z pracownikami Instytutu Książki odpowiedzialnymi za rozliczenia z zakresu programów MKIDN lub osobami koordynującymi dany program.