Dotacje

Nazwa programu

Rozliczenia programów Ministra 2020 

Kontakt

Aleksandra Wielek
Programy MKiDN /rozliczenia dotacji/
a.wielek@instytutksiazki.pl
12 6171924
694 268 031

Patrycja Zając
Programy MKiDN /rozliczenia dotacji/
p.zajac@instytutksiazki.pl
tel: (12) 617-19-29
+48 510-747-643

Pytania i odpowiedzi

1. Jaki jest termin złożenia raportu z realizacji zadania?

Zgodnie z umową Zleceniobiorca w terminie do 30 dni od dnia wskazanego jako termin końcowy wykonania zadania, zobowiązany jest do złożenia za pomocą systemu EBOI (https://esp.mkidn.gov.pl) kompletnego, poprawnego po względem merytorycznym i formalno-rachunkowym i zgodnego ze stanem faktycznym Raportu z realizacji zadania oraz dostarczenia go do Zleceniodawcy z wymaganymi załącznikami (decyduje data stempla pocztowego nadawczego).

W przypadku umów na realizację zadań wieloletnich, zawartych na okres wykraczający poza rok budżetowy,  Zleceniobiorca zobowiązany jest do złożenia w terminie 30 dni po upływie roku budżetowego za pomocą systemu EBOI (https://esp.mkidn.gov.pl) kompletnego, poprawnego pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym raportu częściowego z wykonania zadania oraz dostarczenia go do Zleceniodawcy wraz z wymaganymi załącznikami (decyduje data stempla pocztowego nadawczego).

2. Jakie załączniki należy przesłać wraz z raportem?

Do raportu należy dołączyć materiały reklamowe i informacyjne dokumentujące zrealizowane zadanie (np. zdjęcia z wydarzeń, plakaty, ulotki, print screeny ze stron internetowych na których prowadzona była promocja) – preferowane w wersji elektronicznej.

Dodatkowo w przypadku Programu Literatura:

- należy przesłać dwa egzemplarze dotowanego wydawnictwa – w przypadku gdy dotowana publikacja występuje na nośniku fizycznym w więcej niż jednej formie (książę drukowana i e-book lub audiobook np. na płycie CD), zleceniobiorca jest zobowiązany dostarczyć po dwa egz. w każdej z tych form.

-Dla prawidłowego rozliczenia dotacji Zleceniobiorca zobowiązany jest także do przekazania kopii elektronicznej w formacie PDF dotowanych wydawnictw do Repozytorium Cyfrowego Biblioteki Narodowej (RCBN).

W przypadku Programu Czasopisma

Czasopisma wydawane w wersji papierowej -  jeden egzemplarz każdego dotowanego numeru;

Czasopisma wydawanych w wersji elektronicznej – elektroniczną wersję dotowanego numeru, zapisaną w formacie PDF na nośniku CD/DVD/USB.

3. Na co warto zwrócić uwagę podczas tworzenia opisu wykonania zadania?

W opisie należy wykazać wszystkie działania przeprowadzone w ramach realizacji dotowanego zadania. Warto uwzględnić np. daty poszczególnych spotkań lub warsztatów oraz osoby, które brały w nich udział np. autorzy książek, animatorzy, pracownicy bibliotek lub księgarni.

W przypadku Programów: Partnerstwo dla książki oraz Promocja czytelnictwa należy pamiętać, że ilość przeprowadzonych wydarzeń wykazanych w opisie (CZĘŚĆ I. OCENA REALIZACJI ZADANIA, 2.) musi być zgodna ze wskaźnikami dotyczącymi realizacji zadania (CZĘŚĆ I. OCENA REALIZACJI ZADANIA, 3.).

W przypadku programu Literatura CZĘŚCI I. OCENA REALIZACJI ZADANIA należy uwzględnić:

a.           tytuł i autora dofinansowanej publikacji;

b.           informację o zrealizowanych i niezrealizowanych celach zadania; jeśli cele nie zostały zrealizowane lub zrealizowane tylko częściowo, należy tę okoliczność szczegółowo wyjaśnić;

c.            przebieg procesu wydawniczego; jeśli nastąpiły przesunięcia w harmonogramie realizacji zadania, należy je opisać i wyjaśnić;

d.           informację na temat planowanych oraz osiągniętych wskaźników zadania;

e.           informację na temat zrealizowanych działań promocyjnych;

4. Czy w rozliczeniu (CZĘŚĆ II. ROZLICZENIE FINANSOWE ZADANIA, 1.) można dokonać zmian w kwotach poszczególnych pozycji kosztorysowych?

Przesunięcia w kwotach poszczególnych pozycji płatnych ze środków finansowych Ministra („Środki finansowe MKiDN”) są dopuszczalne, jednakże zmiany te nie mogą przekroczyć 15% w stosunku do każdej pozycji kosztorysowej (dotyczy zarówno zmniejszenia jak i zwiększenia).  Należy również pamiętać, że wprowadzone zmiany nie mogą spowodować zwiększenia ogólnej kwoty dotacji.

Uwaga!

Pisemnego aneksu i zgody obu Stron pod rygorem nieważności wymagają:

•             zmiany kwot poszczególnych pozycji kosztorysu, płatne ze środków finansowych Ministra powyżej 15% w stosunku do każdej pozycji kosztorysowej (dotyczy zarówno zmniejszenia jak i zwiększenia),

•             wprowadzenie nowych pozycji do kosztorysu określonego w umowie,

•             zmiany zakresu rzeczowego zadania, nazwy zadania oraz terminu realizacji, a także tytułu książki w przypadku zadań realizowanych w ramach programu Literatura.

Przypominamy, że Zleceniobiorca zobowiązany jest do pisemnego powiadomienia Zleceniodawcy o potrzebie sporządzenia aneksu, niezwłocznie po zaistnieniu okoliczności wymagających zmian umowy, jednak nie później niż 14 dni przed terminem zakończenia zadania.

Przesunięcia w kwotach  kosztów określonych w §2 ust.2 umowy o dofinasowanie i finansowanych ze środków  nie pochodzących z dotacji MKiDN można dokonywać dowolnie, bez aneksu.

5. Czy w zestawieniu faktur (CZĘŚĆ II. ROZLICZENIE FINANSOWE ZADANIA, 3.) należy uwzględnić wszystkie rachunki/faktury, które zostały opłacone w ramach realizacji zadania?

Nie.

W zestawieniu należy wykazać jedynie koszty określone w  §2 ust 2 umowy, które zostały pokryte ze środków finansowych Ministra.

Uwaga!

Zestawienie faktur (rachunków) musi być zgodne z kosztorysem za bieżący okres sprawozdawczy (CZĘŚĆ II. ROZLICZENIE FINANSOWE ZADANIA, 3. WYKONANIE).

6. W jaki sposób należy uzupełnić punkt: CZĘŚĆ II. ROZLICZENIE FINANSOWE ZADANIA, 2.2?

W danej części raportu należy odnieść się do punktów wykazanych we Wniosku (VII.2. Efekty rzeczowe i źródła przychodów z realizacji zadania), a następnie należy wpisać faktyczne wielkości osiągnięte w ramach realizacji zadania.

7. Gdzie zostały umieszczone informacje na temat kosztów, które należy wykazać w zestawieniu faktur?

W zestawieniu  faktur należy wykazać jedynie koszty określone w  §2 ust 2 umowy o dofinasowanie, które zostały pokryte ze środków finansowych Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego.  Koszty musza być zgodne z wykazem kosztów kwalifikowanych określonym w sekcji D1 specyfikacji programu.

Regulamin i specyfikacje do Programów MKiDN dostępne są na stronie https://www.gov.pl/web/kultura/programy-mkidn-2020. Rozliczenie częściowe i końcowe zadań wieloletnich należy przygotować  zgodnie z Regulaminem i umową z roku, w którym dotacja została przyznana.

8. Co się stanie, jeżeli koszt całkowity zadania zmniejszy się?

W przypadku zmniejszenia przez Zleceniobiorcę całkowitego kosztu zadania, zmniejszeniu ulegnie wysokość przyznanych przez Zleceniodawcę środków finansowych Ministra, ponieważ zgodnie z umową Zleceniobiorca zobowiązany jest do niezwiększania procentowego udziału środków finansowych MKiDN w całkowitym koszcie zadania (relacja określona %) ( §1 ust.7 umowy).

9. W jakim terminie należy zwrócić niewykorzystaną dotację?

Środki finansowe Ministra niewykorzystane w terminie, który został określony w umowie, także w przypadku gdy nastąpiło to w wyniku zmniejszenia zakresu rzeczowego zadania z przyczyn, których Zleceniobiorca nie mógł przewidzieć, Zleceniobiorca jest zobowiązany zwrócić w terminie 15 dni od dnia zakończenia zadania.

Zwrotu środków należy dokonać na konto MKiDN, podane w umowie  (§ 3 umowy).

10. Co się stanie, jeżeli dotacja zostanie zwrócona po terminie 15 dni od dnia zakończenia zadania?

Od kwot dotacji zwróconych po terminie, Zleceniobiorca zobowiązany jest, przekazać Zleceniodawcy odsetki w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych, liczone od dnia następującego po dniu, w którym upłynął termin zwrotu dotacji.

W przypadku dotacji przyznanych jako pomoc publiczna lub pomoc de minimis od kwot dotacji zwróconych po terminie, Zleceniobiorca zobowiązany jest, bez wezwania, przekazać Zleceniodawcy odsetki w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych, liczone od dnia przekazania dotacji Zleceniobiorcy.

W obliczeniu właściwej kwoty odsetek skorzystać można z kalkulatorów odsetek podatkowych dostępnych na stronach internetowych.

11. W jakich miejscach należy umieścić informację dotyczącą dofinansowania zdania ze środków finansowych MKiDN?

Zgodnie z umową, w przypadku posiadania strony internetowej Zleceniobiorca jest zobowiązany do zamieszczenia w jej zaktualizowanym miejscu i utrzymania od momentu podpisania umowy do 90 dni po terminie zakończenia zadania, zapisu „Dofinansowano ze środków Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego pochodzących z Funduszu Promocji Kultury, uzyskanych z dopłat ustanowionych w grach objętych monopolem państwa, zgodnie z art. 80 ust. 1 ustawy z dnia 19 listopada 2009 r. o grach hazardowych” oraz logotypu Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego.

Na pozostałych materiałach reklamowych i informacyjnych dotyczących realizowanego zadania (np.: plakaty, publikacje programy, katalogi, zaproszenia, informacje prasowe) oraz na publikacjach dofinansowanych w programie Literatura i czasopismach dofinansowanych w programie Czasopisma Zleceniobiorca jest zobowiązany do umieszczenia zapisu: „Dofinansowano ze środków Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego pochodzących z Funduszu Promocji Kultury” oraz logotypu Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego.

Znak graficzny (logotyp) Ministerstwa można pobrać z następującej zakładki na stronie MKIDN: https://www.gov.pl/web/kultura/logotypy.

W przypadku zadań dodatkowych realizowanych w roku 2020 należy stosować się do zapisów  określonych w sekcji A/3 zakresu zadania dodatkowego  stanowiącego załącznik do Ogłoszenia Ministra KiDN z 29.04.2020 r.

12. Czy na materiałach promocyjnych oraz dotowanych publikacjach  należy zamieścić logotyp Instytutu Książki?

Nie.

Logotypu Instytutu Książki nie należy zamieszczać:

1.           na materiałach promocyjnych programu Partnerstwo dla książki, Promocja czytelnictwa, Literatura oraz Czasopisma,

2.           na publikacjach dofinansowanych w programie Literatura,

3.           na czasopismach dofinansowanych w programie Czasopisma.

13. Czy w przypadku niezrealizowania części planowanych wydarzeń z powodu pandemii do zwrotu będzie cała dotacja czy tylko jej część?

W przypadku niezrealizowania części wydarzeń z powodu pandemii (ale też innych przeszkód) należy rozliczyć tą część zadania, którą udało się zrealizować, a niewykorzystane środki Ministra zwrócić na konto MKiDN, zgodnie z §4 ust.3 umowy. W raporcie rozliczeniowym należy wyjaśnić przyczyny niezrealizowania zaplanowanych wydarzeń.

14. Gdzie znaleźć instrukcję wypełniania raportu?

Instrukcja wypełniania raportu oraz raport wzorcowy znajdują się w EBOI (https://esp.mkidn.gov.pl/). Celem ułatwienia pracy w systemie EBOI w roku 2020 wprowadzono możliwość składania raportów rozliczeniowych bezpośrednio z pozycji wniosku. Dzięki temu rozwiązaniu dane finansowe w części – plan według wniosku jak również dane z pola wykaz wskaźników rezultatów zadania – plan przeniosą się automatycznie